Las ventajas de digitalizar el archivo documental de tu oficina son muchas. Conócelas aquí:
El archivo de una oficina es vital para los procesos, operaciones y transacciones que se realizan día con día. Son documentos llenos de información relevante que siempre tiene que estar a la mano y en buen estado.
Pero cuando el archivo está en papel, es probable que su localización sea tardada. Y lo que es peor, que en caso de accidentes o desastres naturales se pierda para siempre. Es por esto que lo mejor que una oficina puede hacer para optimizar su archivo, es digitalizarlo. Aquí 10 razones por las que deberías comenzar a hacerlo:
Mejoramiento del acceso: En lugar de tener que ir a buscar un archivo por orden alfabético en un cuarto lleno de cajas, podrás consultar el archivo que requieras en cuestión de segundos. Con las búsquedas inteligentes de los archivos digitales, encontrarás lo que estás buscando ya sea por palabra clave, fecha o persona que lo subió.
Combinación de documentos: ¿Te ha pasado que quieres utilizar información de diferentes documentos para formar uno nuevo? Esto es posible si tienes tu archivo digital. Además, es mucho más rápido que hacerlo manualmente en papel.
Respaldo de información: Nunca más volverás a perder un archivo. Cuando éste esté digitalizado, se guardará para siempre en el lugar que tú elijas.
Posibilidad de compartir: ¿Sabías que todos los días se hacen 1000 millones de fotocopias al día en el mundo? Olvídate de tener que estar imprimiendo el mismo archivo para repartirlo entre tus colegas o clientes. Compárteles el documento online y olvídate de la impresora.
Conservado para siempre: El hecho de que un archivo esté en versión digital, significa que nunca sufrirá deterioros por el tiempo (o accidentes con el café).
Diferentes formatos: Imagina que tu jefe necesita un documento en PDF y tu cliente Word. Si llevas tu archivo digital, podrás guardar tus documentos en los formatos que necesites.
Opción de retoques: No todos los archivos son documentos escritos, algunos son imágenes. Gracias a la digitalización, podrás retocar fotos de mala calidad para que se vean bien siempre.
Consultas simultáneas: Si varias personas de tu oficina necesitan descargar un documento al mismo tiempo, será posible gracias a las consultas simultáneas de los archivos digitales.
Ahorros: ¿Sabías que el promedio de veces que se copia un documento es de 9? Al contar con un archivo digital ahorrarás mucho dinero en papel.
Más espacio: Si migras todo tu archivo documental a digital, contarás con más espacio para albergar escritorios y sillas en tu oficina. Y así, tu equipo se volverá más grande y eficiente.
¿Quieres pasar tu archivo documental a digital? Nosotros lo hacemos por ti. Contáctanos para comenzar a optimizar los documentos de tu oficina.